30.11.2016, 20:37 Uhr

Wolfenbüttel. Die Apex Steuerberatungs- und Wirtschaftsprüfungsgesellschaft wird unsere Leser nun regelmäßig jeden Monat mit Tipps zum Thema Steuer und Wirtschaft versorgen. In diesem Monat geht es um die korrekte Kassenführung.

Vor allem können in diesem Teil die Unternehmen von den Tipps profitieren. Den fachlichen Rat zum Thema "ordnungsgemäße Kassenführung ab dem Jahr 2017" gibt es von Axel Steinkampf-Sommer, Wirtschaftsprüfer und Steuerberater bei der Apex GmbH.

Registrierkassen oder offene Ladenkasse?

In allen Branchen, in denen in größerem Umfang Bargeschäfte getätigt werden (Gastronomie, Einzelhandel etc.), kommt der Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung besondere Bedeutung zu, aber nicht nur in diesen Branchen. Dennoch wird die Kassenführung in der Praxis oft stiefmütterlich behandelt oder gar als zeitraubende Formalie gesehen. Dies ist den Betriebsprüfern nicht unbekannt. Kassenführungen rücken daher verstärkt in den Fokus von Kontrollen durch das Finanzamt. Unstimmigkeiten in den Aufzeichnungen können zu erheblichen Zuschätzungen und infolge dessen zu Steuernachzahlungen führen. Aus diesem Grund ist es wichtig, die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung zu kennen und rechtssicher anzuwenden. Gemäß mehrerer Verwaltungsvorschriften sind ab dem 1. Januar 2017 nur noch zwei Möglichkeiten für die Aufzeichnung von Bareinnahmen erlaubt:

Registrierkassen mit Datenhaltung
: Journaldaten, Programmier- und Stammdaten müssen vorgelegt werden können. Ein internes Kontrollsystem muss dokumentiert sein.

Die „offene Ladenkasse“: 
Dabei muss täglich ein Kassenbericht geführt sowie ein Zählprotokoll angefertigt werden. Die Überprüfbarkeit über Vollständigkeit und Richtigkeit der Einnahmen muss gegeben sein (BFH-Urteil vom 13.03.2013).

In bargeldintensiven Unternehmen ist bei der Aufzeichnung von Betriebseinnahmen die Verwendung einer Registrier- oder PC-Kasse zumeist die einzige Möglichkeit.

Neue Regelung ab dem kommenden Jahr

Für alle Registrier- und PC-Kassen gelten ab dem 1. Januar 2017 verschärfte Regeln. Der großzügige Umgang der Finanzverwaltung mit älteren Registrierkassen, die nur Tagesendsummen, aber nicht die einzelnen Geschäftsvorfälle speichern können, endet am 31.12.2016 (Übergangsregelung im BMF-Schreiben vom 26.11.2010 zur Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften).

Spätestens ab diesem Zeitpunkt sind alle Geschäftsvorfälle einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und unveränderbar aufzuzeichnen. Diese Daten müssen dem Betriebsprüfer während des gesetzlichen Aufbewahrungszeitraums von mindestens 10 Jahren jederzeit lesbar und maschinell auswertbar zur Verfügung gestellt werden können. Werden die neuen Anforderungen nicht umgesetzt, drohen nicht nur hohe Nachzahlungen an das Finanzamt, sondern sogar strafrechtliche Konsequenzen.

Unternehmer, die ihren Gewinn mittels einer Einnahme-Überschussrechnung nach §4 Abs. 3 EStG ermitteln, sind nach dem Einkommensteuergesetz nicht zur Kassenführung verpflichtet. Wenn sie jedoch umsatzsteuerpflichtige Lieferungen oder Leistungen erbringen ergeben sich entsprechende Aufzeichnungspflichten, das heißt, die Pflicht zur Kassenführung, aus §22 Umsatzsteuergesetz (UStG). Auch dadurch nicht erfasste bargeldintensive Betriebe, etwa kleine Restaurants, Einzelhandelsgeschäfte oder Friseursalons werden auch seitens der Rechtsprechung allein aufgrund der Bargeldintensität ihrer Einnahmen zur Kassenführung verpflichtet.

Darüber hinaus sollen ab dem 1. Januar 2020 nur noch Registrierkassen mit einem vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) zertifizierten Sicherheitsmodul zugelassen werden, das jede Form der Manipulation an Kassensystemen unterbindet. Kernstück ist ein zertifiziertes Sicherheitsmodul, das jeden Tastendruck einer Kasse speichert und auf einem manipulationssicheren Speichermedium sichert. Die Anforderungen an das Sicherheitsmodul sollen bis 2017 durch eine "Technische Richtlinie" des BSI festgelegt werden.