Wolfenbüttel. Mit Hilfe der elektronischen Akte werden ab dem 29. August im Jobcenter Wolfenbüttel die klassischen Aktenberge und alle Dokumente nach und nach abgelöst.
Das Jobcenter wird hierdurch als erstes Jobcenter in Niedersachsen zu einem papierarmen Dienstleister. Kundinnen und Kunden können aber weiter wie gewohnt ihre Anliegen per Brief adressieren. Der Nutzen für die Kundinnen und Kunden: weniger Wartezeiten und schnellere Auskünfte.
Alles auf dem Schirm – Datenschutz hat Vorrang
Elektronische Aktenführung heißt, dass eingehende Kundenpost gescannt und computerlesbar gespeichert wird. Diese Dokumente werden anschließend weitgehend automatisch der „richtigen“ Akte zugeordnet. Die zuständigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sehen dann in einem elektronischen Postkorb, dass ein Dokument zur Bearbeitung eingegangen ist. Der Einhaltung des Datenschutzes wird dabei höchste Priorität eingeräumt: Einblick in die Dokumente haben immer nur die Jobcenter-Beschäftigten, die ihn auch für die Erledigung ihrer Aufgaben brauchen.
Kundinnen und Kunden profitieren von moderner Technik
Auskünfte können schneller gegeben werden, weil die Akte sofort auf den Bildschirmen verfügbar ist und nicht gerade im Haus unterwegs ist oder erst aus einer Ablage geholt werden muss. Auch die Bearbeitungszeiten können sinken, weil es weniger Lauf-, Such- und Transportwege gibt. Die elektronische Akte ist zugleich der Grundbaustein für kundenfreundliche Online-Angebote in der Zukunft. Wichtig für alle die Post ans Jobcenter schicken: Eingereichte Unterlagen werden nach der Digitalisierung noch 8 Wochen aufbewahrt und danach datenschutzkonform vernichtet. Am besten also nur dann Originale ans Jobcenter senden, wenn diese ausdrücklich angefordert wurden und ansonsten Kopien versenden.
Die elektronische Aktenführung schafft Platz
Die durchschnittliche Akte von Kundinnen und Kunden eines Jobcenters umfasst 300 Seiten, oft auch mehr. Bundesweit lagern zurzeit ca. 5 Milliarden Blatt Papier in Jobcentern und täglich kommen rund 1,8 Millionen Blatt dazu. Die elektronische Akte hilft dabei, diese Flut einzudämmen und dadurch mittelfristig auch Lagerkapazitäten im Jobcenter zu sparen. Altaktenbestände werden jedoch nicht digitalisiert. Eine gute Vorbereitung sichert eine reibungslose Einführung Nachdem im November 2015 die Entscheidung zur Einführung der „papierlosen Akte“ getroffen wurde, machte sich ein Kompetenzteam an die Umsetzung. Erforderliche Mitarbeiterschulungen sind nun abgeschlossen und der Echtbetrieb kann starten. Sukzessive wird bundesweit in allen Jobcentern in gemeinsamer Trägerschaft von Kommunen und Bundesagentur für Arbeit bis Mai 2018 die elektronische Akte eingeführt.
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